门槛低的事情除了作业员外，或许就属助理、行政、秘书类的事情吧！ 对于社会新人而言，没有事情履历，对专业也没有掌握，以助理职位做为职业生涯的起点，似乎也很天经地义。既然门槛低，那么应征的人就多，竞争势必猛烈，那么应该要具备那些条件，才气够脱颖而出呢？在人力银行刊登个「工程师」或是「治理师」的事情，竟然会没人来应征！ 真是奇怪了，不是许多人都找不到事情吗？ 怎么会没人投履历呢？ 只好想个措施，把应征的规模扩大，将原来应征的职称前面加个「助理」以及「高级」两个字，应征的职位就酿成「助理工程师」、「工程师」、「高级工程师」，以及「助理治理师」、「治理师」、「高级 治理师」，没想到，新职位刊登后履历就如雪片般纷飞而来，应征者的学历不光是大学结业还是本科系、甚至另有硕士来投履历的，但最有趣的却是——全部都是来应征「助理」事情的。已往大多是学历低、专业差、没履历或是非本科系的人才会去应征助理类的事情，但现在却经常看到本科系大学生、硕士也来应征助理的事情，搞得竞争异常猛烈，是发生了什么情况才会酿成这样？ 究其原因——没自信是也。
由于大学泛滥，人人可进大学，加上学校把关不严，学生努力不够，浑浑噩噩过了四年的效果，面临求职时固然会没有自信。助理的事情助理类的事情，就是协助专业职或主管职的人处置惩罚相关事务，事情不需自己判断、无须担卖力任、不怎么需要专业技术、只要照着指示去做就是了，还可以藉此来学习专业技术，累积履历，不外最重要的应该还是事情压力应该比力低吧！所有助理类的事情，配合的事情内容应该就是行政作业，尤其是行政助理、部门助理以及秘书，因此具备行政处置惩罚能力是成为一位助理最基本的要求。行政处置惩罚能力，大致包罗公牍处置惩罚、档案治理、文书处置惩罚、行程摆设、集会摆设、报表整理、表单填写...... 等等。
因为现在行政事情险些都需要用到电脑处置惩罚，所以对于电脑操作、Office软件的熟悉度就变得很重要了。一般行政助理的事情大致如下：公牍处置惩罚包罗一般公牍、签呈、表单之收发以及归档。
有些政府单元或公司已推行电子公牍系统，故无人事情业，但因为各公司所接纳的系统纷歧，所以这部份可以等到上班后再开始学习即可。文书处置惩罚主要是电脑打字以及排版，一般都是使用Word软件，中文打字速度最基本要求每分钟应达30~40字，若是需要经常输入大量稿件，则每分钟最好能达70~80字，专业的打字人员或许每分钟都有100字以上的能力。至于排版方面，能够熟悉Word的排版即可，大部门人对于Word的排版都不熟悉，因此浪费许多时间在排版上面，对于Word排版，应该要明白缩排、段落设定、页码、页首页尾、表格、项目符号、编号、多条理清单、会使用样式则更佳。n集会摆设及历程摆设集会摆设及行程摆设最主要是联络相关单元与人员，协调时间，并做好相关准备事情，如预约集会室、准备集会资料、集会使用器材准备、集会室整理、发送集会通知、担任集会记载等等。
若还要帮助制作投影片则必须要会Power Point。报表制作报表制作除了要会Word外，最好还能会Excel，除了基本操作及运算外，要会简朴的函数，如SUM（）、AVERAGE（）、COUNT（）、IF（）、SUMIF（）、COUNTIF（）、如果能会VLOOKUP（）更佳;种种统计图表的制作亦必须要会。杂事处置惩罚各家公司状况差别，有些公司还可能要做些情况整理、电话接听、接待、倒茶、订便当...... 等等杂事。另有就是主管交办的事情，要能够告竣主管的要求、完成主管交办的事项。
好助理关键助理需要会的技术不多，一般的行政事务也很容易上手，因此门槛不高，但助理要处置惩罚的事务繁杂，要能应付种种需求，处置惩罚事情的速度要快，所以要做好助理事情的关键不在技术而在个性与事情态度。一位好的助理，他的个性应该是：有耐性、做事审慎细心、反映佳;而事情态度应该是：听从、做事认真、肯刻苦、不怕烦;最隐讳的则是：粗心大意、不认真、反映慢、爱八卦、行动慢，所以别以为助理的职位低，反映缓慢、粗心大意的人也能胜任，你如果这样想，那恐怕就误会大了。专业类助理除了行政助理或是部门助理外，有些助理事情是协助专业人员处置惩罚事务，例如：工程助理、研发助理、工务助理、业务助理...... 等等，这类专业助理除了行政事情外，还需要基本的专业观点，但对于是否具有事情履历则较不重要。
就是因为如此，许多对自己专业能力没信心的人才希望能从助理的事情开始做起，因为只要稍微具备该领域的基本知识，再加上肯努力就有录取的时机。其中业务助理的事情则较为差别，业助的事情内容各行业虽有些差别，不外一般通常都是：客户资料搜集整理、订单作业（报价单制作、订单制作、Key in 电脑系统）、协助业务销售、联系客户、销售报表整理、货款整理与催收，若是牢固客户例行性的订单有时会让业助来处置惩罚，如果是商业公司或是有出口业务，还会增加报关相关作业。
助理的升迁行政助理、部门助理因为没有专业，所以提升的难题度很高，除非在这段期间学会了某项专长，否则想要提升或调薪都很不容易。专业助理要提升会比力有时机，尤其是当正职工程师出缺时，就很有可能会把助理升上来。专业助理升迁的关键还是在于专业技术的水平，在担任助理的期间，如果自己很认真的学习专业技术，体现得好就很有时机获得拔擢。
秘书的事情秘书的事情大致与一般行政助理差不多，但还是稍稍有些差别。秘书一般是卖力主管或老板小我私家事情上的事情，也有些会包罗到要处置惩罚老板私人的事情。
最常见的事情内容就是行程摆设、接听电话、文书处置惩罚、资料整理等等。要做好秘书的事情，同样需要良好的反映能力、灵活度要够、还要再加上另一个重要因素就是要能被信任，尤其是老板的秘书，是否能够获得老板的信任是很重要的。秘书的升迁秘书的升迁就很诡异了，做得特别好的秘书反倒可能没什么升迁的时机，因为老板太依赖你了，舍不得把你调单元，就只好继续做秘书，除非公司规模很大，老板身边需要好几位秘书，才有可能有提升的时机，不外这种情况实在是很稀有，所以就常会见到做一辈子的秘书。此秘书非彼秘书「执行秘书」或是「秘书长」与我们一般常见的董事长秘书、总司理秘书或是主管秘书虽然名称上都有「秘书」两个字，但事实上是有很大的差别的。
一般所谓的「执行秘书」其事情性质通常都类似特助（特别助理），是很高阶的幕僚人员，其职阶约莫等同于公司的一级主管，甚至更高阶，经常饰演老板两全的角色，所以权力是很是大的，这跟替老板摆设行程处置惩罚杂务的秘书可是全然差别的，可千万不要搞混了。易犯的错误若是部门助理或是行政助理，有时还会兼任主管秘书，因此经常主管会透过助理来对下属或是其他单元的人传话，有时部门人员的事情陈诉或是文件也会透过助理转呈主管。大家对这类的秘书或助理态度会比力客套，久而久之，秘书或是助理很容易就会自我膨胀，说话时常会忘了自己是谁，不光容易冒犯人，还顺便帮主管冒犯人，因此，这类的助理或秘书要特别注意自己的态度，在转达主管意思时，要只传语意不传语气，千万不要把自己升格给主管化了。
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